TL;DR
Benchmark artinya tolok ukur atau patokan standar yang digunakan untuk mengukur dan membandingkan kinerja. Dalam bisnis, benchmarking adalah proses membandingkan performa perusahaan dengan standar industri atau kompetitor terbaik untuk menemukan area yang perlu ditingkatkan. Ada empat jenis: internal, kompetitif, fungsional, dan generik.
Saat seseorang menyebut “kita perlu benchmark dulu sebelum memutuskan,” apa yang sebenarnya dimaksud? Dalam percakapan bisnis sehari-hari di Indonesia, kata ini sudah sangat umum digunakan, tetapi tidak semua orang menggunakannya dengan pemahaman yang tepat.
Arti benchmark secara harfiah adalah “patokan” atau “tolok ukur.” Dalam konteks bisnis, istilah ini mengacu pada proses yang lebih sistematis dari sekadar membandingkan angka. Ini tentang mencari standar terbaik yang ada, mengukur jarak antara posisi Anda saat ini dengan standar itu, lalu menyusun rencana untuk mempersempit jarak tersebut.
Arti Benchmark dalam Berbagai Konteks
Benchmark digunakan dalam beberapa konteks berbeda yang kadang membingungkan jika dicampur.
Dalam dunia teknologi, benchmark mengacu pada pengujian performa perangkat keras atau perangkat lunak. Saat seseorang melakukan benchmark prosesor, mereka menjalankan serangkaian tes untuk mengukur seberapa cepat prosesor tersebut dibanding standar yang ada. Skor benchmark yang tinggi berarti performa yang lebih baik.
Dalam dunia investasi, benchmark adalah indeks acuan yang digunakan untuk mengukur kinerja portofolio atau reksa dana. Jika sebuah reksa dana saham menggunakan IHSG sebagai benchmark, maka kinerjanya dianggap baik jika mengalahkan pertumbuhan IHSG dalam periode yang sama.
Dalam manajemen bisnis, benchmarking adalah proses terstruktur untuk mengidentifikasi praktik terbaik dari perusahaan lain dan mengadaptasinya. Konsep ini dipopulerkan oleh Xerox pada akhir 1970-an ketika perusahaan tersebut secara sistematis mempelajari praktik pesaingnya dari Jepang untuk memperbaiki efisiensi operasional mereka.
Empat Jenis Benchmarking
Tidak semua benchmarking dilakukan dengan cara yang sama. Ada empat jenis yang masing-masing cocok untuk tujuan yang berbeda.
1. Benchmarking Internal
Benchmarking internal dilakukan dengan membandingkan performa antar unit atau departemen dalam satu perusahaan yang sama. Misalnya, sebuah jaringan toko membandingkan efisiensi operasional cabangnya yang paling produktif dengan cabang lain untuk menemukan faktor apa yang membuat cabang tersebut unggul.
Kelebihan jenis ini adalah akses data yang lebih mudah dan tidak ada kekhawatiran tentang kebocoran informasi ke pihak luar. Kelemahannya, hasilnya dibatasi oleh praktik terbaik yang sudah ada di dalam perusahaan itu sendiri, sehingga mungkin tidak cukup untuk bersaing di pasar yang lebih luas.
2. Benchmarking Kompetitif
Jenis ini membandingkan performa perusahaan dengan kompetitor langsung di industri yang sama. Ini adalah jenis yang paling umum dipikirkan ketika orang menyebut benchmark. Tantangannya, kompetitor jarang mau berbagi data kinerja internal mereka secara sukarela, sehingga informasi yang bisa didapat sering terbatas pada data publik seperti laporan tahunan dan informasi yang tersedia di website.
3. Benchmarking Fungsional
Benchmarking fungsional membandingkan fungsi bisnis tertentu, seperti manajemen rantai pasok atau layanan pelanggan, dengan perusahaan yang dikenal unggul dalam fungsi tersebut meskipun bergerak di industri yang berbeda. Misalnya, sebuah bank bisa mempelajari sistem customer service dari perusahaan ritel yang dikenal memiliki layanan pelanggan kelas dunia.
4. Benchmarking Generik
Jenis ini adalah yang paling luas cakupannya. Benchmarking generik membandingkan proses bisnis fundamental yang bersifat universal, seperti cara mengelola inventaris atau cara memproses pesanan, tanpa membatasi diri pada industri tertentu. Tujuannya adalah menemukan cara terbaik secara mutlak untuk menjalankan proses tersebut.
Baca juga: Analisis Pasar Dilakukan untuk Mengetahui Apa Saja?
Langkah-Langkah Melakukan Benchmarking
Proses benchmarking yang efektif bukan sekadar melihat apa yang dilakukan kompetitor lalu menirunya. Ada tahapan yang perlu diikuti agar hasilnya benar-benar bermanfaat.
- Tentukan area yang ingin di-benchmark: pilih proses, fungsi, atau metrik spesifik yang akan dibandingkan
- Identifikasi pesaing atau perusahaan acuan terbaik di area tersebut
- Kumpulkan data tentang performa mereka melalui sumber yang tersedia
- Analisis kesenjangan antara performa Anda dan standar acuan
- Identifikasi faktor-faktor yang menyebabkan kesenjangan tersebut
- Rancang rencana aksi untuk mempersempit atau menutup kesenjangan
- Implementasikan perubahan dan pantau hasilnya secara berkala
Langkah kelima adalah yang paling sering dilewati dan juga yang paling krusial. Mengetahui bahwa ada kesenjangan saja tidak cukup. Yang perlu dipahami adalah mengapa kesenjangan itu ada. Apakah karena perbedaan teknologi, proses, sumber daya manusia, atau kebijakan manajemen? Tanpa memahami akar penyebabnya, rencana perbaikan yang dibuat tidak akan menyentuh masalah yang sesungguhnya.
Benchmark dalam Konteks Digital dan Teknologi
Di era digital, benchmarking bisnis kini bisa dilakukan dengan lebih mudah dan berbasis data yang lebih banyak. Ada berbagai alat yang memungkinkan perusahaan membandingkan performa website mereka dengan kompetitor, mulai dari kecepatan halaman hingga persentase pentalan (bounce rate) dan waktu yang dihabiskan pengunjung di situs.
Dalam konteks pemasaran digital, benchmark email campaign misalnya membantu tim pemasaran memahami apakah tingkat pembukaan email mereka di atas atau di bawah rata-rata industri. Rata-rata industri ini menjadi patokan yang wajar untuk menilai seberapa efektif program pemasaran email yang sedang berjalan.
Yang perlu diperhatikan adalah konteks industri. Tingkat konversi yang dianggap baik di industri jasa keuangan mungkin sangat berbeda dengan industri e-commerce. Membandingkan angka tanpa mempertimbangkan konteks industri bisa menghasilkan kesimpulan yang menyesatkan.
Manfaat Benchmarking bagi Bisnis
Benchmarking yang dilakukan dengan benar memberikan beberapa manfaat konkret yang sulit diperoleh dari cara lain. Menurut HashMicro, perusahaan yang rutin melakukan benchmarking cenderung lebih cepat mengidentifikasi kesenjangan kinerja sebelum masalah tersebut berdampak pada kepuasan pelanggan.
- Memberikan gambaran objektif tentang posisi kompetitif perusahaan di pasar
- Mengidentifikasi peluang perbaikan yang mungkin tidak terlihat dari dalam
- Mempercepat inovasi dengan belajar dari praktik terbaik yang sudah terbukti
- Membantu menetapkan target kinerja yang realistis dan terukur
- Membangun budaya perbaikan berkelanjutan dalam organisasi
Namun benchmarking juga punya batasannya. Meniru praktik terbaik kompetitor tanpa menyesuaikannya dengan kondisi dan keunikan perusahaan sendiri sering kali menghasilkan hasil yang mengecewakan. Standar yang berhasil di satu perusahaan tidak otomatis bisa diterapkan dengan hasil yang sama di tempat lain.
Arti benchmark yang sesungguhnya bukan tentang menjadi persis sama dengan yang terbaik di industri, melainkan tentang memahami di mana posisi Anda sekarang dan apa yang perlu diubah untuk menjadi lebih baik. Proses itu, bukan angkanya, yang benar-benar memberikan nilai bagi bisnis.
